Internationale Laborberatung


Für jedes Labor das Richtige, nicht für alle Labors dasselbe!

Probendurchlaufzeiten - TAT (Turn Around Time)

Warum wird das Zieldatum der Probenbearbeitung so oft überschritten, obwohl ausreichend Zeit wäre?

Wer kennt es nicht? Fast täglich kommt es zu mehr oder weniger spontanen Terminüberschreitungen, weil wieder einmal etwas Unerwartetes dazwischen kommt? Oder weil man vor lauter Bäumen (in Bearbeitung befindlichen Proben) den Wald nicht mehr sieht?
Doch liegt es wirklich an der Überlastung des Labors? Oder gibt es nicht selbst gemachte Fallstricke?

Chaos im Probeneingang
Der überforderte Probeneingang

Im Probeneingang stauen sich die Proben. Anhand von Bearbeitungslisten, Arbeitsblättern oder ähnlichen Hilfsmitteln holen sich die Mitarbeiter die Proben, die nach ihrer Meinung aktuell zur Bearbeitung anstehen. Entscheidungsgrundlage ist dabei das definierte Zieldatum und die vom Mitarbeiter meist individuell geschätzte, voraussichtliche Bearbeitungszeit. Und hier liegt ein Kardinalfehler im System.

Die Proben werden nicht dann bearbeitet, wenn Zeit dafür ist, sondern dann, wenn ihre Zeit gekommen scheint. Damit dann auch meist auf dem vorletzten oder letzten Drücker. Jedes unvorhergesehene Ereignis wie Probleme mit dem Equipment, Feiertage oder Personalausfall führt dann automatisch dazu, dass die Probe nicht mehr termingerecht fertig wird. Etwa 20 – 30% Terminverletzungen sind in den so agierenden Labors meist die Regel. Und dabei macht die tatsächliche Bearbeitungszeit von weniger als 2 Stunden bis zu einigen Tagen (mit z. B. Gefriertrocknung, oder Mikrobiologie) in der Regel nur einen Bruchteil des erlaubten Zeitfensters aus. In der allermeisten Zeit stehen die Proben irgendwo zwischengeparkt herum und harren ihrer Bearbeitung.

So wird ein Teufelskreis in Gang gesetzt, denn

Unbestritten gibt es tatsächlich Laboratorien, die "absaufen" in Proben. Hier ist akuter Handlungsbedarf, indem so schnell wie möglich die Bottlenecks identifiziert und beseitigt werden, wie auch immer. Denn sonst wäre das Labor in absehbarer Zeit nicht mehr lieferfähig, eine Katastrophe.

Aber woran erkennt man, ob es sich um einen akuten Notfall handelt oder um ein systematisches Problem?

Dafür gibt es einen untrüglichen Indikator. Ist der Bestand an in Bearbeitung befindlichen Proben über einen längeren Zeitraum immer nahezu konstant, so bedeutet das, dass im Prinzip alle einkommenden Proben auch innerhalb der TAT bearbeitet werden können. Nur wenn es einen kontinuierlichen Zuwachs gäbe, wäre es der schon genannte Notfall.

Idealer Probeneingang
Idealer Probeneingang

Wenn aber im Prinzip alle eingehenden Proben auch fristgerecht bearbeitet werden könnten, es also keine systematischen Engpässe bei Equipment oder Personal gibt, wie vermeidet man es dann, dass die TAT gerissen wird? Es ist eigentlich ganz simpel. Die TAT, welche dem Kunden kommuniziert wird, darf nicht die Richtgröße sein für die interne Zielsetzung und Kommunikation innerhalb der Labormannschaft!

Durch eine Prozessanalyse erfährt man als Laborleiter relativ schnell die konkreten Gerätelaufzeiten und Mitarbeiterbindungszeiten für jede Art von Proben. Dabei darf man sich auch nicht davon abschrecken lassen, dass angeblich jede Probe etwas Besonderes ist, denn das stimmt in aller Regel nicht.

Wenn diese ermittelten Zeiten, versehen mit einem angemessenen Sicherheitsaufschlag, intern als Soll-Bearbeitungszeit vorgegeben und überwacht werden, hat man bei mehr als 99% aller Proben keine Zeitüberschreitung der TAT mehr zu befürchten, da in aller Regel genug Luft da ist, um Probleme zu beheben und trotzdem noch termingerecht zu liefern. Jede Probe wird so schnell wie möglich (asap) und nicht mehr so spät wie möglich bearbeitet.

Fazit:
In den Labors, die ihre Bearbeitungsstrategie nach unseren Empfehlungen veränderten, sank die durchschnittliche Verweilzeit der Proben im Labor um etwa 50% innerhalb weniger Monate. Die Quote der Terminüberschreitungen folgte dem Trend. Die Mitarbeiterzufriedenheit stieg signifikant an, denn trotz steigenden Probenaufkommens waren die bisher üblichen Berge nicht mehr sichtbar. Etliche Mitarbeiter hatten sogar den Eindruck, dass das Probenaufkommen spürbar gesunken wäre, obwohl es nachweisbar um etwa 20% im beobachteten Zeitraum gestiegen war.
Das ist keine Zauberei, sondern alles nur Psychologie und kompetente Führung.

Ob darüber hinaus Optimierungspotenziale in nennenswerter Größenordnung zu finden und zu heben sind, ist relativ sicher. Alle Indikatoren sprechen dafür. Ein qualifizierter Laborcheck, so wie wir ihn anbieten, würde hier schnell Klarheit schaffen.

Sollten sie mehr erfahren wollen oder eine individuelle Schulung vor Ort bevorzugen, bitte sprechen sie uns an.